Kan du planlægge et event på kun 5 timer? Selvfølgelig kan du det! Læs med her.

Planlægning af et event kan være en tidskrævende udfordring, men nogle gange kan det faktisk være en fordel at sætte en tidsramme for, hvor lang tid du bruger. Læs med her og kom i gang med din effektive eventplanlægning.

Guldkornene er givet af BilletFix

1. time: Panik eller planlægning?

Selvom du ikke har mange timer til at planlægge dit event, så vil det uden tvivl blive en katastrofe, hvis du ikke planlægger bare en lille smule. Det handler om, at være effektiv!

Du skal have styr på, hvad du skal nå for at planlægge dit event. Derfor er det vigtigt, at du laver en liste over de ting, som du skal have styr på og helst i en prioriteret rækkefølge! Aner du ikke hvor du skal starte? Så start med de her 4 punkter:

Penge: Hvad er budgettet?

Venue: Hvor skal det gå ned?

Gæstelisten: Hvem og hvor mange?

Roller: Hvem?

#Tip: Brug et planlægningsprogram, så du hurtigt får overblik over opgaverne der skal løses og kan dele det online med andre. For eksempel Trello eller Googles regneark.

2. time: Money talks!

Det første du skal bruge er et budget. Det er alfa omega, at du ved hvor mange penge der er rutte med, når du skal planlægge dit event.

Måske har du ikke lagt et budget før, men frygt ej! Det nemmeste du kan gøre er, at finde en eksisterende budgetskabelon, så du hurtigt og nemt kan komme i gang med din budgetplanlægning. Du skal selvfølgelig tilpasse den til dit event!

#Tip: Du kan få flere tips til finansiering af dit event her!

3. time: Location, location, location

Når du har fået styr på dit budget, så er det tid til at finde ud af, hvem der skal komme til dit fabelagtige event og hvor det skal afholdes. Er det et studie-event, har du mulighed for at bruge lokalerne på campus, og på den måde holder du også omkostningerne nede!

Du kan også afholde dit event på en bar/restaurant, og på den måde slippe for at administrere baren og maden. Om du selv skal stå for det hele, eller om du vil outsource arbejdsbyrden, handler selvfølgelig mest om prisen!

1. Find lokaler

2. Noter max antal personer (brug det i din promotion)

#Tip: Husk at opdatere dit Facebook event med informationer og opfordre dine gæster til at deltage og glem ikke early-bird billetter. Du kan jo bruge BilletFix til dine earlybird billetter!

4. time: Gæsteliste

Når du har fundet ud af, hvor du gerne vil holde dit event, så er det tid til at invitere dine gæster:

1. Opret dit billetsalg
2. Lav et Facebook event
3. Invitér dine gæster og spred budskabet

#Tip: Husk at opdatere dit Facebook event med informationer og opfordre dine gæster til at deltage og glem ikke early-bird billetter. Du kan jo bruge BilletFix til dine earlybird billetter!

5. time: Hjælpere

Du skal have styr på, hvem der gerne vil hjælp dig, og hvilke roller der varetages af hvem. Dine bartendere skal du selvfølgelig have tillid til, men skal også være nogen, der kan sætte gang i festen i baren. Skal I have vagter eller skal der være afryddere? Det er nu, du skal uddelegere opgaverne til selve event dagen!

Udover personel, så skal du have styr på baren – den er den vigtigste indtægtskilde til dit event! Derfor er det vigtigt, at du har styr på:

Hvad du vil sælge i baren (Øl, drinks, shots, sodavand, mad etc.)

Hvor meget der skal indkøbes

Priser og drinkskort/menu

#Tip: Find menu/drinkskort skabeloner her - nemt og gratis!

Du har fået de grundlæggende ting på plads og du er nu klar til eksekvere på din plan, så dit event kan blive til virkelighed!